TÉRMINOS, CONDICIONES Y POLÍTICAS DE GARANTÍAS, REEMPLAZOS Y SEGURIDAD DE ENVIOS

1. MARCO LEGAL, NATURALEZA DE LOS PRODUCTOS Y EXCLUSIÓN DE REEMBOLSOS

• 1.1. Cumplimiento Normativo: La presente política se rige estrictamente por la legislación comercial y de protección al consumidor de la República de Colombia (Ley 1480 de 2011). Su objetivo es garantizar los derechos mutuos entre el consumidor y la marca, previniendo el fraude electrónico, las reclamaciones indebidas y los perjuicios económicos a proyectos emergentes.

• 1.2. Exclusión Absoluta de Reembolso de Dinero: De conformidad con la naturaleza operativa de la empresa, NORTHCLUBSTUDIO no realiza devoluciones ni reembolsos de dinero bajo ningún concepto o circunstancia. La única vía de resarcimiento ante fallas de calidad plenamente demostradas y aprobadas será el reemplazo físico del producto por uno de idénticas características.

• 1.3. Excepción al Derecho de Retracto (Art. 47, Ley 1480 de 2011): Se informa al consumidor que los productos comercializados por NORTHCLUBSTUDIO (incluyendo cuadros decorativos con marco de madera de pino y vidrio claro, así como prendas de vestir de especificaciones técnicas premium como camisetas 100% algodón de 320g con estampado DTF) corresponden a bienes confeccionados conforme a las especificaciones del consumidor, bajo demanda, o claramente personalizados. Por consiguiente, y de acuerdo con el numeral 4 del artículo 47 del Estatuto del Consumidor, estas tipologías de producto están exceptuadas del Derecho de Retracto, no habiendo lugar a la devolución del dinero ni a la resolución unilateral del contrato por mera voluntad del cliente.

2. PROTOCOLO OBLIGATORIO DE RECEPCIÓN Y EVIDENCIA DE SEGURIDAD (CARGA DE LA PRUEBA)

Para que cualquier solicitud de efectividad de la garantía pueda ser evaluada por el comité técnico de NORTHCLUBSTUDIO, el cliente deberá cumplir de forma concomitante y estricta con el siguiente protocolo de seguridad en la recepción del paquete. El incumplimiento de cualquiera de estos puntos dará lugar al rechazo automático de la solicitud por falta de pruebas:

• 2.1. Obligación de Recepción: El cliente está obligado a recibir el paquete enviado a la dirección registrada. No se procesarán garantías de productos que hayan sufrido averías debido a un almacenamiento prolongado en las bodegas de la transportadora por no haber sido recibido a tiempo.

• 2.2. Registro Videográfico de Apertura (Unboxing Continuo): El cliente deberá grabar un video en alta definición utilizando un dispositivo móvil o cámara. Dicho registro audiovisual debe cumplir obligatoriamente con las siguientes condiciones técnicas:

  • A) Estado Inicial: El video debe iniciar mostrando el paquete completamente sellado, en todos sus ángulos, demostrando que las cintas de seguridad, etiquetas de despacho y embalaje exterior no han sido alterados, abiertos ni re-sellados.

  • B) Continuidad Total: El video debe ser continuo, en una sola toma, sin cortes, sin pausas, sin transiciones y sin ningún tipo de edición digital o manipulación de velocidad.

  • C) Proceso de Apertura: Se debe registrar minuciosamente el momento exacto de la apertura del paquete, el retiro de las protecciones internas y la extracción de los productos.

  • D) Inspección Multiángulo: Una vez fuera del empaque, el cliente debe registrar el producto en todos sus ángulos visuales (frontal, posterior y laterales). Si se detecta un daño material, este debe enfocarse claramente y en primer plano dentro del mismo video continuo.

3. PLAZOS PERENTORIOS Y REQUISITOS TEMPORALES DE LA RECLAMACIÓN

• 3.1. Ventana de Reclamación Exigente: Debido a la fragilidad de los componentes de los cuadros decorativos (vidrio claro y marcos de pino) y al riesgo de manipulación posterior a la entrega, el plazo máximo e improrrogable para radicar una reclamación formal es de tres (3) horas calendario, contadas a partir de la hora exacta de entrega registrada por la empresa transportadora.

• 3.2. Certificación de la Entrega: Al radicar la solicitud a través de los canales oficiales, el cliente deberá adjuntar obligatoriamente una captura de pantalla o documento emitido por la empresa de transporte (guía de seguimiento digital) donde conste de forma indubitable el día y la hora exacta en que se efectuó la entrega en la dirección de destino. Pasadas las tres (3) horas sin que se reporte la novedad bajo el protocolo del numeral 2, se presumirá legalmente que el producto fue recibido a entera satisfacción y en perfectas condiciones de idoneidad.

4. DELIMITACIÓN DE DAÑOS CUBIERTOS Y EXCLUSIONES DE RESPONSABILIDAD

• 4.1. Daños Relevantes para Garantía: Únicamente se tipificarán como causales válidas para la activación del proceso de reemplazo los siguientes daños estructurales de fabricación o de transporte comprobado:

  • Roturas graves, fisuras o desprendimientos en el marco de madera de pino.

  • Fracturas, grietas o rotura total del vidrio claro.

  • Desprendimiento o daño de fábrica en los soportes preinstalados de colgado.

  • Violación ostensible de la cinta de seguridad y embalaje técnico antes de la entrega.

  • Defectos graves y evidentes de impresión/desprendimiento en el estampado DTF de las camisetas de 320g, siempre que no correspondan al desgaste natural o texturas propias del diseño.

• 4.2. Causales de Exoneración de Responsabilidad (Art. 16, Ley 1480 de 2011): No procederá el reemplazo bajo ninguna circunstancia cuando el área técnica de NORTHCLUBSTUDIO determine que el daño es consecuencia de:

  • Fuerza mayor o caso fortuito.

  • El hecho de un tercero (incluyendo manipulación indebida por parte de personal de seguridad del edificio, administración o familiares del cliente).

  • Uso indebido, almacenamiento inadecuado, caídas posteriores a la apertura, exposición a la humedad, o el incumplimiento estricto de las guías de cuidado adjuntas a cada producto (v.g., lavado inadecuado de textiles premium o exposición directa al sol de la madera).

5. CLÁUSULA DE EXENCIÓN POR TRANSPORTE E INTERMEDIACIÓN DE SEGUROS

• 5.1. Despacho en Óptimas Condiciones: NORTHCLUBSTUDIO certifica que el 100% de sus mercancías salen de los centros de producción en condiciones óptimas de calidad, idoneidad y seguridad, utilizando empaques de alta resistencia diseñados específicamente para la protección de madera y vidrio.

• 5.2. Responsabilidad de la Empresa Transportadora: En virtud del artículo 16 de la Ley 1480 de 2011, los daños materiales ocurridos durante el traslado de la mercancía constituyen un "hecho de un tercero" ajeno al control de la marca. Por ende, la responsabilidad civil y el costo del daño recaen de manera directa sobre la empresa transportadora encargada de la custodia del paquete.

• 5.3. Rol de Intermediación y Supeditación de Tiempos: NORTHCLUBSTUDIO actuará estrictamente como un intermediario de buena fe entre el cliente y la empresa transportadora para gestionar la reclamación del seguro de envío. En consecuencia, la autorización final del reemplazo del producto, los tiempos de respuesta y la viabilidad del cambio quedarán estrictamente supeditados al avance, peritaje, aceptación de responsabilidad y resolución formal del caso por parte de la empresa transportadora contratada.

• 5.4. Deber de Colaboración del Cliente: El consumidor final asume el deber legal de colaborar activamente en la gestión de la reclamación ante la transportadora. Esto incluye el suministro oportuno de declaraciones, diligenciamiento de formatos que la transportadora exija y la conservación intacta del embalaje dañado para posibles inspecciones físicas por parte de los peritos del transporte. La falta de colaboración o la renuencia del cliente suspenderá inmediatamente el trámite de intermediación.

6. PROCEDIMIENTO TÉCNICO DE RECLAMACIÓN Y RETORNO (PASO A PASO EXIGENTE)

Para iniciar el proceso, el cliente deberá someterse estrictamente a las siguientes etapas cronológicas establecidas por la empresa:

• Fase A - Radicación de Evidencias: Envío de correo electrónico corporativo adjuntando el video sin editar (conforme al Numeral 2), la certificación horaria (conforme al Numeral 3) y la descripción detallada del suceso dentro de las 3 horas posteriores a la entrega.

• Fase B - Evaluación Preliminar de la Transportadora: NORTHCLUBSTUDIO traslada el caso al departamento de indemnizaciones de la empresa transportadora para abrir el expediente del siniestro en tránsito.

• Fase C - Devolución Obligatoria del Producto Reclamado: Es condición sine qua non, obligatoria e inamovible para obtener un reemplazo que el cliente realice la devolución física del producto defectuoso a las instalaciones de la marca. Los costos de esta guía de logística inversa e inspección técnica serán inicialmente coordinados según la resolución del siniestro con la transportadora. Bajo ninguna circunstancia se enviará un producto nuevo sin haber recibido el artículo afectado previamente.

• Fase D - Inspección Física y Cotejo Técnico: Una vez que NORTHCLUBSTUDIO recibe físicamente el producto reclamado en sus dependencias, el equipo técnico realizará una inspección forense del artículo. Esta fase consistirá en cotejar de forma estricta las pruebas audiovisuales aportadas inicialmente por el cliente con el estado real del producto y los sellos internos de fabricación de la marca. Se verificará detalladamente que los códigos de lote coincidan y que el daño analizado sea exactamente el mismo registrado en el video de apertura, descartando sustituciones fraudulentas o daños provocados con posterioridad al unboxing.

• Fase E - Autorización y Cronograma de Reemplazo: Solo después de que la inspección física resulte favorable y la transportadora convalide el siniestro, se emitirá el dictamen de autorización para la fabricación de un artículo nuevo.

• Fase F - Tiempos Estimados de Operación: Debido a que el proceso involucra tiempos de tránsito de retorno, la posterior agenda de fabricación a medida de los cuadros de pino o la impresión textil DTF de 320g, y el despacho final, el tiempo estimado para la culminación total del proceso oscilará entre quince (15) y veinte (20) días hábiles, contados a partir de la validación técnica final de la fase D.

RECOMENDACIONES ESTRATÉGICAS PARA FORTALECER LA LÍNEA DE DEFENSA (BLINDAJE ADICIONAL)

Para asegurar la máxima efectividad de este documento en el ecosistema web y ante eventuales quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), se sugiere implementar operativamente las siguientes medidas:

1. Casilla de Aceptación Obligatoria (Checkbox Check): En la pasarela de pagos de Shopify, antes de finalizar cualquier compra, configure un botón de aceptación obligatoria que dicte: "He leído, comprendo y acepto los Términos, Condiciones y Políticas de Garantías, Reemplazos y Seguridad de Envíos de NORTHCLUBSTUDIO, en especial las condiciones de exclusión de reembolsos y el protocolo obligatorio de video de apertura". Esto constituye una aceptación contractual explícita bajo el comercio electrónico en Colombia.

2. Impresión de la Guía de Cuidados e Inspección Visual Externa: Adjuntar de forma visible en el exterior del empaque (pegado junto a la guía de transporte) una etiqueta de alerta de color llamativo que le recuerde al cliente: "¡ALERTA! Para hacer válida cualquier garantía por daños en este producto, es OBLIGATORIO grabar en video continuo la apertura de este paquete desde antes de romper los sellos. Plazo de reporte: 3 horas". Esto elimina el argumento del cliente de "no tener conocimiento" de la política.

3. Inclusión en la Factura o Confirmación de Compra: Integre un extracto del Numeral 1.2 y 1.3 en los correos electrónicos automatizados de confirmación de pedido y en el documento de remisión o factura que se despacha junto con la mercancía.

LISTADO DE SOLICITUDES ANALIZADAS EN ESTA REDACCIÓN

A petición suya, se enlista el conjunto de requerimientos procesados cronológicamente para la estructuración técnica de esta política:

• Creación de condiciones específicas para cuadros decorativos (madera de pino/vidrio claro) y textiles (camisetas 100% algodón 320g DTF).

• Negación rotunda y exclusión absoluta de reembolsos de dinero bajo la marca NORTHCLUBSTUDIO.

• Fijación de la obligatoriedad de recepción del paquete por parte del cliente.

• Estructuración formal del protocolo de video obligatorio (paquete sellado, proceso de apertura completo, sin cortes, ángulos completos y detección inmediata del daño).

• Tipificación de daños relevantes (marcos, vidrios, soportes, cintas de seguridad) y causales de exoneración por mala manipulación.

• Establecimiento del plazo de tres (3) horas para la reclamación adjuntando evidencia horaria de la transportadora.

• Inclusión de cláusulas de prevención de fraude y lenguaje corporativo basado en el marco legal colombiano.

• Exigencia del retorno del producto físico a las bodegas para cotejo técnico antes de autorizar cualquier reemplazo.

• Determinación del rango temporal de resolución y fabricación (15 a 20 días hábiles).

• Tratamiento de la responsabilidad civil de la empresa transportadora por daños en tránsito (hecho de un tercero).

• Establecimiento de NORTHCLUBSTUDIO como intermediario de seguros supeditado a las determinaciones de la transportadora.

• Exigencia del deber de colaboración activa del cliente en el proceso de reclamación ante el transportador.